KONSEP PERMASALAHAN ADMINISTRASI BK DI SEKOLAH

KONSEP DAN PERMASALAHAN ADMINISTRASI

BIMBINGAN DAN KONSELING DI SEKOLAH

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Permasalahan administrasi pada dasarnya sudah tumbuh sejak adanya peradaban  manusia yakni sejak manusia manusia melakukan hubungan sosial akan tetapi mengalami perubahan-perubahan sesuai dengan  kebutuhan manusia, salah satu yang akan dibahas dalam konteks ini adalah menyangkut administrasi dalam pendidikan, khususnya dalam bimbingan dan konseling. Kata Administrasi  berasal dari bahasa Latin  yang terdiri dari kata Ad dan minister. Ad berarti arah atau kepada atau terhadap, sedangkan minister berarti melayanani, membantu dan melakukan. Sebelum sampai pada pokok permasalahan maka perlu kiranya didudukan pengertian Administrasi dari beberapa pakar Menurut Wiliiam H Newman (1951) Mengatakan bahwa administrasi dapat dikatakan sebagai pembimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan, usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke-arah pencapaian tujuan bersama. Menurut Sondang P Siagian (1985) administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan dari pada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan izin pada umumnya dilakukan dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya

The Liang Gie (1983:81) menyimpulkan bahwa adminstrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan-pekerjaan induk dan sumber-sumber kegiatan lainnya yang bermaksud mencapai tujuan apapun dalam usaha bersama dari sekelompok orang. Kegiatan penataan berwujud mengatur, memimpin, mengurus, mengendalikan, menyusun dan perbuatan-perbuatan sejenis terhadap pekerjaan-pekerjaan induk dan sumber usaha lainnya yang bermaksud melancarkan tercapainya tujuan. Menurut Syaiful Sagala administrasi adalah rangkaian kegiatan sekelompok manusia secara sistematis untuk menjalankan suatu usaha atau misi agar tercapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari beberapa pengertian para pakar dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah kegiatan atas pengelolaan terhadap  keseluruhan komponen organisasi untuk mencapai efisiensi dalam mewujudkan tujuan organisasi, maka bisa dikatakan bahwa kegiatan administrasi merupakan jumlah dari pekerjaan opesional dan manajemen. Administrasi mencakup semua kegiatan yang     direncanakan  dan dilaksanakan secara teratur untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah digariskan. Administrasi pendidikan mempelajari cara-cara pengelolaan baik menyangkut pekerjaan manajemen maupun pekerjaan-pekerjaan operasional dalam lembaga-lembaga pendidikan

B.       Bagaimana konsep administrasi dalam kaitannya dengan implikasi pelaksanaan kegiatan Bimbingan Konseling di sekolah.

Konsep Administrasi menurut Syaiful Sagala menyatakan  adalah segenap proses penyelenggaraan yang berkaitan dengan sistem,  asas, prosedur, dan tehnik kerjasama dengan setepat-tepatnya. Proses adalah rangkaian perbuatan manusia yang mengandung maksud tertentu yang dikehendaki oleh yang melakukan perbuatan itu. Perbuatan adalah suatu kegiatan manusia yang mengandung maksud tertentu, jadi perbuatan dilihat dari segi aktifnya sedangkan kejadian dilihat dari segi pasifnya.

Kaitan antara konsep administrasi dengan pelaksanaan Bimbingan konseling adalah penyelenggaraan kegiatan bimbingan dan konseling di sekolah adalah rangkaian dari berbagai komponen yang saling berhubungan antara  satu dengan lainnya (sebagai suatiu sistem) dengan memiliki asas-asas atas hubungan antar komponen dan juga memiliki prosedur dan teknik dalam berhubungan antara satu dengan lainnya, Misalnya dalam kaitan proses pemberian layanan informasi dan layanan konseling perorangan  atau layanan lainnya memerlukan  asas, memiliki prosedur dan teknik tertentu dalam suatu sistem.        

C.    Proses Administrasi

Menurut Slamet (1961) proses administrasi adalah sebagai berikut:

a.       Kegiatan-kegiatan terencana dari orang-orang/kelompok yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama

b.      Penyusunan dan pengunaan tenaga manusia dan benda-benda secara sistematis untuk mencapai tujuan tersebut dengan biaya yang berupa uang tenaga dan waktu yang sedikit-dikitnya

c.       Menetapkan kebijaksanaan, susunan organisasi dan pemakaian alat yang terdiri dari manusia, benda-benda dan uang

Bila dikaitkan  antara proses administrasi dengan kegiatan Bimbingan konseling di sekolah sangat jelas yakni kegiatan bimbingan pasti memiliki tujuan tanpa tujuan yang jelas maka akan terombang-ambing, begitu juga kegiatan bimbingan yang sudah terprogram tidak akan berjalan bila masing-masing komponen berjalan dengan sendirinya, program tidak akan berjalan tanpa ada  dana , sarana dan prasarana

D.    Personil Pelaksana

Dalam pola organisasi kerangka hubungan struktural antara bagian-bagian  di dalam suatu badan sosial yang merupakan unit kerja. Setiap bagian dapat menunjuk pada suatu bidang atau pada suatu kedudukan posisi tertentu yang terdapat di dalam badan sosial tersebut. Maka dalam kaitannya dengan kegiatan bimbingan konseling di sekolah merupakan rangkaian kegiatan antara personil kegiatan yang satu dengan kegiatan yang lain. Dimana pada akhirnya kegiatan yang satu akan mempengaruhi kegiata yang lain sebagai suatu sistem.

Untuk mengetahui personil pelaksana apa saja dalam kegiatan Bimbingan konseling berikut ini akan dijabarkan tugas dan tanggung jawab personil sekolah dalam kegiatan bimbingan konseling sebagaimana dinyatakan Thantawy R (1995, 95-98) :

1.      Kepala Sekolah

Kepala sekolah sebagai manajer sekolah mempunyai wewenang dan berkewajiban dalam program layanan bimbingan dan konseling terutama dalam hal :

a.       Membuat kebijaksanaan tentang program layanan bimbingan dan konseling agar dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

b.      Menunjuk guru pembimbing senior sebagai personil yang bertanggung jawab secara operasional untuk membantu kegiatan koordinasi program dan mengatur pembagian tugas  di kalangan guru pembimbing serta kerjasama dengan guru mata pelajaran

c.       Mengkordinasikan pelaksanaan layanan bimbingan  dan konseling yang telah diprogramkan agar kegiatan layanan itu merupakan suatu kesatuan dengan program sekolah secara keseluruhan.

d.      Menyediakan dana, melengkapi sarana dan prasarana pelaksanaan bimbingan konseling

e.       Membuat surat tugas pada awal semester untuk pembagian kerja dan mengatur beban tugas bagi guru pembimbing.

f.       Memberikan keterangan atau bukti fisik untuk penghitungan angka kredit tentang pelaksanaan tugas dalam setiap akhir semester

g.      Memimpin evaluasi keberhasilan program layanan bimbingan dan konseling sebagai bagian dari program sekolah.

h.      Mengadakan kegiatan dan pembinaan, pengawasan, superpisi bagi para  staf bimbingan da para gur.

i.        Mengadakan kerjasama dengan instansi atau pihak lain di luar sekolah demi terselenggaranya program bimbingan dan konseling.

j.        Melaksanakan bimbingan dan konseling terhadap 40 siswa bagi kepala sekolah yang berlatar belakang (pendidikan bimbingan dan konseling).

2.      Wakil kepala sekolah

Dalam program layanan bimbingan dan konseling wakil kepala sekolah mempunyai tugas membantu kepala sekolah dalam hal :

a.       Memberikan layanan orientasi seperti pengenalan sekolah dengan lingkungannya, tata tertib dan disiplin yang ditegakkan di sekolah

b.      Mengkordinasikan pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling kepada semua  personil sekolah yang terkait.

c.       Pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling  seperti bimbingan kelompok, widyawisata, kelompok ilmiah remaja, informasi dunia kerja dan informasi pendidikan

d.      Pelaksanaan kebijakan pimpinan sekolah terutama dalam pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling.

3.      Koordinator Bimbingan dan Konseling  :

a.    Mengkordinasikan para guru pembimbing atau konselor dalam :

1)   Memasyarakatkan pelayanan bimbingan  kepada segenap waraga sekolah , orang tua siswa dan masyarakat

2)   Menyusun program bimbingan konseling (program satuan  layananan dan kegiatan pendukung, mingguan, bulanan, semesteran dan tahunan).

3)   Melaksanakan program bimbingan dan konseling

4)   Mengadministrasikan pelayanan bimbingan dan konseling

5)   Menilai program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling

6)   Memberikan tindak lanjut terhadap hasil penilaian.

b.      Mengusulkan kepada kepala sekolah dan mengusahakan  bagi terpenuhinya tenaga , prasarana dan sarana , alat dan perlengkapan pelayanan bimbingan konseling

c.       Mempertanggung-jawabkan pelaksanaan pelayanan bimbingan dan konseling kepada kepala sekolah.

4.      Guru Pembimbing/Konselor Sekolah

a.       Memasyarakatkan pelayanan Bimbingan dan Konseling

b.      Merencanakan program layanan Bimbingan dan Konseling

c.       Melaksanakan segenap program satuan  layanan Bimbingan dan Konseling dan layanan pendukung

d.      Menilai proses dan hasil layanan Bimbingan dan Konseling

e.       Menganalisa hasil layanan Bimbingan dan Konseling

f.       Melaksanakan tindak lanjut  hasil analisa layanan Bimbingan dan Konseling

g.      Mengadministrasikan kegiatan satuan layanan Bimbingan dan Konseling

h.      Mempertangggung-jawabkan tugas dan kegiatannya kepada Koordinator BK dan  Kepala Sekolah.

5.      Wali Kelas :

a.                  Ikut serta dalam konferensi kasus

b.      Memberi informasi atau data baik kepada kepala sekolah maupun kepada guru pembimbing tentang data siswa yang mempunyai problem pada kelas yang menjadi tanggung jawabnya.

c.       Membantu guru pembimbing dalam pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling terutama pada siswa-siswa yang berada dalam kelas asuhannya

d.      Menerima dan mendokumentasikan siswa-siswa yang perlu mendapat perhatian di kelasnya karena mempunyaoi problem.

e.       Menginformasikan kepada para guru mata pelajaran tentang siswa yang perlu diperhatikan secara khusus berkenaan dengan masalah siswa.

6.      Guru Mata Pelajaran :

a.       Membantu guru pembimbing dalam mengidentifikasikan siswa yang memerlukan layanan bimbingan dan konseling

b.      Mem\bantu memberikan data atau informasi siswa baik individual maupun kelompok untuk keperluan layanan

c.       Membantu pelaksanaan treatment kepada siswa melalui proses belajar mengajar

d.      Memberikan pengajaran perbaikan 9remedial teaching) ataupun pengayakan dalam rangka pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling

e.       Mengikuti konferensi kasus siswa teruama bagi guru yang mengajar pada kelas dimana persoalan siswanya dibicarakan dalam konferensi kasus.

f.       Mengalihtangankan siswa yang memerlukan layanan bimbingan dan konseling  kepada guru pembimbing

g.      Berpartisipasi dalam upaya pencegahan munculnya masalah siswa, dalam pengembangan potensi dan turut bertanggung jawab dalam upaya mengatasi masalah siswa di sekolah

7.      Tenaga Administrasi :

a.       Membantu menyediakan/menggandakan format-format yang diperlukan untuk keperluan layanan bimbingan dan konseling.

b.      Menerima, menyimpan dan memberikan data atau informasi yang diperlukan untuk kelancaran program layanan

c.       Menyiapkan administrasi/surat-surat dalam rangka program layanan bimbingan dan konseling.

d.      Membantu melengkapi dokumen tentang siswa seperti cacatan komulatif siswa

e.       Membantu menyiapkan sarana seperti alat penyimpan data, ruangan dan segfala peralatannya untuk berbagai keperluan  seperti konferensi kasus, ceramah dan sebagainya.

E.     Kegiatan Administrasi

Kegiatan administrasi merupakan kegiatan-kegiatan yang sudah direncanakan dalam rangka pencapaian tujuan. Umumnya kegiatan ini sangat bervariasi sesuai dengan kebutuhan, Dalam kaitan dengan kegiatan bimbingan konseling kegiatan ini biasanya sudah tertuang dalam program  tahunan, semester, bulanan, mingguan dan satuan pelayanan. Namun ada beberapa hal yang pokok diantaranya yang dilakukan dalam kegiatan bimbingan konseling di sekolah, antara lain :

a.     Pencacatan data pribadi siswa (dengan angket) yang kemudian dihimpun dalam buku pribadi (cumulative record) secara teratur dan sistematis.

b.     Membuat catatan kejadian siswa (catatan anekdot) tentang tingkah laku siswa dalam kelas selama proses belajar mengajar yang dibuat oleh guru bidang studi yang kemudian dihimpun dalam bentuk observasi mingguan.

c.     Melaksanakan studi kasus atau analisis buku pribadi siswa oleh konselor.

d.    Mengolah data hasil sosiometri yang berupa sosiogram yang dibuat oleh wali kelas kemudian dimasukan ke dalam buku pribadi siswa sebagai salah satu bahan studi kasus.

e.     Mengolah data hasil wawancara, daftar presensi, daftar nilai raport (legger) yang dibuat oleh wali kelas kemudian dimasukan dalam kartu pribadi siswa.

f.      Mengolah data hasil kunjungan rumah (home visit) yang diselenggarakan oleh wali kelas yang kemudian dihimpun dalam catatan pribadi siswa.

g.     Mengolah hasil pemeriksaan dari petugas khusus (Psikiater, Tester, Petugas Kesehatan) yang kemudian dihimpun dalam buku pribadi siswa.

h.     Membuat laporan bulanan, semester, dan tahunan.

i.       Data-data, informasi yang berasal dari berbagai sumber dan telah dikumpulkan dalam buku pribadi, hendaknya diperiksa oleh Kepala Sekolah, sehingga terwujud kerjasama antara semua staff dalam mempelajari buku pribadi siswa serta menemukan dan memecahkan berbagai kasus yang dihadapi oleh para siswa.

F.     Sarana Administrasi Layanan Bimbingan dan Konseling di Sekolah

a.       Sarana Personil

Secara umum program administrasi pelayanan bimbingan dan Konseling dis ekolah agar tersusunnya suatu system pengelolaan sarana personil yang mencakup jumlah dan kualitas tenaga yang ada, serta secara khusus program adminstrasi bimbingan dan Konseling yang rlevan, efektif dan efisien yang menunjang tercapainya tujuan dari program layanan bimbingan dan Konseling, secara keseluruhan ialah adanya pembagian tugas tanggung jawab atau wewenang dari konselor.

b.      Sarana Material

1)      Sarana material fisik

Ruang Konselor; untuk keperluan kegiatan Konseling baik individu maupaun kelompok diperlukan ruangan khusus dengan perlengakapan yang cukup memadai dan menyenangkan, meskipun wujudnya masih sederhana. Secara ideal ruangan konselor disarankan terdiri dari; ruang kerja konselor, ruang konsultasi, ruang dokumentasi dan perpustakaan, ruang tunggu/ruang tamu, ruang bimbingan/konseling kelompok atau ruang rapat, dan ruang konseling individual.

2)      Sarana material teknis

(a)    Alat-alat pengumpul data terdiri dari angket atau kuesioner, pedoman observasi (catatan anekdot, daftar cek), sosiometri, pedoman wawancara, kartu pemeriksaan kesehatan, tes prestasi belajar,studi kasus.

(b)   Alat-alat penyimpan data individu maupun kelompok, terdiri dari kartu (absensi, kemajuan akademis, data sosiometri, kejadian khusus dsb), Map (surat keterangan dokter, salinan STTB, biografi, catatan harian, hasil wawancara Konseling dsb), buku pribadi (kumulatif record).

(c)    Sarana teknis pelaksanaan pelayanan bimbingan dan Konseling. Dalam rangka menunjang kelancaran kegiatan pelaksanaan layanan bimbingan dan Konseling disekolah maka sarana teknis diperlukan pengadaannya seperti; blanko surat, kartu konsultasi, kartu kasus, blanko konferensi kasus.

(d)   Sarana tatalaksana bimbingan dan Konseling. Sarana tatalaksana untuk kelancaran kegiatan layanan bimbingan dan Konseling yang perlu disediakan serta dipersispkan dengan cukup memadai diantaranya; alat tulis menulis, blanko surat, agenda surat, ekspedisi (catatan surat keluar masuk), filing surat, laporan-laporan.

c.     Anggaran

Masalah penyediaan biaya dan sarana yang diperlukan dalam pelaksanaan layanan bimbingan Konseling di sekolah belum bias diperinci secara jelas, itu tergantung dengan tempat dan waktu penyelenggaraan suatu kegiatan bimbingan dan konseling.

Secara khusus pos-pos pengeluaran yang berhubungan dengan kegiatan bimbingan di antaranya; Personal, Pengadaan dan pengembangan alat-alat teknis, Pengadaan dan pemeliharaan alat-alat fisik, Biaya operasional (home visit, perjalnan, pertemuan dan sebagainya), Penilaian dan tindak lanjut, Biaya-biaya insidentil dan tak terduga lainnya.

Di bawah ini akan dikemukakan kebutuhan-kebutuhan pokok dalam penyediaan anggaran dan sarana pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling di antaranya :

1)      Pembiayaan, terdiri dari pembiayaan rutin (Program pengumpulan data dan perhitungan jam kerja bagi konselor), Pembiayaan yang bersifat Insidental.

2)      Sarana; sarana yang sangat diperlukan dalam rangka menunjang kegiatan layanan bimbingan dan Konseling minimal harus bias disediakan misalnya : Ruangan Bimbingan dan Konseling dengan segala fasilitasnya yang menunjang keberhasilan layanan bimbingan Konseling di sekolah.

G.    Masalah dan Solusi

1.      Masalah

      Masalah yang sering dirasakan dalam kaitan dengan kegiatan     administrasi bimbingan dan konseling :

a.       Tidak lengkapnya data  yakni  berkaitan dengan kualifikasi guru pembimbing yaitu  kurang mampunya  petugas bimbingan dalam mengidentifikasi dan juga dalam melakukan penilaian  baik itu catatan hasil konseling, laiseg, laijapen, laijapang. Umumnya diperoleh secara lisan  setelah konseling

b.      Sarana dan prasarana (tidak ada ruangan khusus konseling, tempat penyimpanan khusus data) ini juga menjadi   terganggungnya asas kerahasiaan dan keinginan siswa datang untuk berkonsultasi.

c.       Kurangnya dana dalam mendukung kegiatan layanan konseling karena kegiatan Bimbingan dan konseling tidak dilakukan assesmen terlebih dahulu

d.       Berkaitan dengan asas kerahasiaan klien yang datangnya dari wali kelas, lalu dikonsultasikan kepada guru BK, selanjutnya  wali kelas meminta hasil konseling  dari guru pembimbing padahal siswa keberatan masalahnya diberitahukan

e.       Koordinasi dan kerjasama antara guru pembimbing dengan guru pembimbing  lainnya dalam melayani siswa nampaknya belum menunjukkan kesamaan irama dalam pelayanan konseling secara menyeluruh, disebabkan tidak mempunyai jadwal pertemuan secara berkala.

        2.  Usaha Mengatasinya :

a.       Mengusahakan penyediaan sarana dan prasarana yang memadai, seperti penyediaan ruang konseling yang memadai, tempat penyimpanan data-data peserta didik yang bisa menjaga segala kerahasiaannya. Agar mendapat dukungan dari kepala sekolah koordinator BK dan guru-guru BK harus mampu menunjukkan unjuk kerja dengan terlebih dahulu melakukan assesmen terhadap kebutuhan-kebutuhan yang saat ini sedang dilakukan berdasarkan layanan-layanan yang ada.

b.      Meningkatkan kualifikasi guru dengan mengikuti Musyawarah Guru Pembimbing (MGP), seminar, pelatihan, pendidikan profesi

c.       Seorang guru pembimbing dalam menanggapi pertanyaan dari wali kelas dan personil sekolah lainnya harus mampu mempertahankan kerahasiaan siswa dengan memberikan jawaban yang bijaksana, yaitu jawaban yang dimungkinkan menguntungkan semua pihak

d.      Perlu ditingkatkan musyawarah melalui rapat kordinasi setiap bulannya oleh koordinator BK, disini dibahas permasalahan-permasalahan yang ditemukan dalam kegiatan bimbingan konseling. di sekolah dan bagaimana meningkatkan kinerja  guru pembimbing dengan berbagai cara, salah satunya yang dikirimkan dalam kegiatan MGP maupun dikegiatan seminar sebaiknya memberikan sumbangan hasil pada teman-teman lainnya.

DAFTAR PUSTAKA

Darma Setiawan Salim. 2002. Manajemen Pemerintahan Indonesia. Jakarta: Djambatan

G.R. Terry & L.W. Roe. 2001. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara

Dewa Ketut Sukardi. 1985. Organisasi dan Administrasi Bimbingan dan Konseling di Sekolah. ................

Syaiful Sagala. 2000. Administrasi Pendidikan Kontemporer. Bandung: CV Alfabeta

Thantawy R. 1995. Manajemen Bimbingan dan Konseling. Jakarta: PT Pamator Presindo

WS Winkel. 1997. Bimbingan dan Konseling di Institut Pendidikan. Jakarta: Grasindo